Een freelancer dient een weekfactuur in. De regels tellen op. Het opgegeven totaal komt exact overeen met de som van die regels. De opmaak klopt, de datums vallen binnen de periode, de btw is correct.
Toch is hij fout, en niemand die die factuur beoordeelt, zal het opmerken.
Waarom komt een correct ogende factuur door de controle heen?
Omdat elke controle die een mens uitvoert, naar de factuur op zichzelf kijkt. Klopt de rekensom? Komt het totaal overeen? Zijn de datums aannemelijk? Een factuur die dat allemaal doorstaat, is voor de beoordelaar klaar.
De fout zit niet in het document. Het is het gat tussen het document en iets waar het document nooit naar verwijst.
Wat het wél vangt
Een onafhankelijke registratie van hetzelfde werk. In dit geval de eigen urenregistratie van het bedrijf, waar de factuur geen toegang toe heeft en waarmee degene die hem schreef hem niet consistent kon maken.
Drie bronnen, tegen elkaar afgezet:
- Wat de persoon als zijn totaal opgaf
- Wat zijn eigen regels bij elkaar optellen
- Wat de onafhankelijke registratie van het bedrijf zegt dat het werk was
Controle één en twee vangen een typefout. Alleen de derde vangt werk dat nooit is gedaan. De eerste twee zijn wat een menselijke beoordelaar al doet, en dat is precies waarom meer controle niet helpt.
Waarom dit patroon overal opduikt
Facturen zijn gewoon het duidelijkste voorbeeld. Dezelfde vorm duikt op bij voorraadtellingen tegenover inkooporders, uren tegenover projectbudgetten, en afleverbevestigingen tegenover verzendgegevens.
Overal waar één partij zowel een getal produceert als het rapporteert, bewijst interne consistentie niets. De controle moet ergens vandaan komen wat die partij niet beheert.
Wat het kost om erachter te komen
Meestal niets dramatisch, en dat is het probleem. Een klein verschil per week is onzichtbaar in een maand en substantieel in een jaar. Het komt naar boven tijdens een audit, of wanneer iemand vertrekt en de opvolger een vraag stelt die niemand eerder stelde.
Wil je weten of dit in jouw bedrijf gebeurt? Daar is het startgesprek voor. Twintig minuten, geen verkooppraatje.