Klant: Cupcake STHLM
Duur: 3 weken
Datum: 14 nov 2025
#: automatisering

Hoe we een bakkerij 40+ uur per maand besparen met automatisering van e-mailbestellingen

Van 2-3 uur handmatig e-mails beantwoorden en nieuwe klant- en offertegegevens overtypen in hun facturatiesysteem.

Een werkwijze waar makkelijk fouten in slopen en de constante zorg of hij iets gemist had...

Naar minder dan 1 uur per dag en de gemoedsrust dat alles altijd gebeurt, en vooral: correct gebeurt.

Je bent misschien geen bakkerij, maar als je dit probleem herkent... dan is dit wellicht het beste wat je deze week leest.

Introductie: 00:00 - 03:00
Praktijkvoorbeeld: 03:00 - 10:27

“Ik ging niet alleen van 2-3+ uur naar minder dan 1 uur administratie per dag (mails beantwoorden, offertes versturen, enzovoort). Belangrijker nog: ik heb niet meer de zorg van ‘heb ik iets gemist of heb ik het goed gedaan?’”

Alexander Cordova

Marketing Specialist

Herken je deze problemen?

Dit praktijkvoorbeeld is relevant als…

De meeste opdrachten beginnen met een aanvraag op maat per e-mail of WhatsApp
Je typt dezelfde gegevens handmatig over in: offertes, facturen/boekhouding, interne planning
Je verstuurt offertes soms later dan je zou willen, gewoon omdat je de hele dag op locatie was
Een groot deel van je “systeem” zit in je hoofd, en als je moe of druk bent, glipt er iets doorheen

Ook al is dit een bakkerij, het patroon is hetzelfde als bij veel mkb-dienstverleners:

Loodgieters, elektriciens, installatiebedrijven, taxateurs, enzovoort.

In dit geval gebruikte de klant Fortnox als facturatietool. Dat is eenvoudig te vervangen door de meeste andere facturatietools.

Bespaarde tijd, elders geïnvesteerd

Ze hoeven e-mails en offertes niet meer vanaf nul te schrijven, ze controleren en keuren alleen nog goed wat het systeem heeft klaargezet.

Offertes gaan nu sneller en consistenter de deur uit, en de mentale belasting is gedaald omdat iedereen die erbij betrokken is — eigenaar, banketbakker en klant — altijd op de hoogte is van de bestelling en de status.

Lange, saaie uren

Vóór automatisering... moest elke e-mail eerst zorgvuldig gelezen en “vertaald” worden
Klantnaam, bedrijf, datum, tijd, adres, factuurgegevens, producten en aantallen werden met de hand overgetypt
Offertes werden handmatig gemaakt in Fortnox en als pdf gedownload
Elke e-mail werd handmatig terug naar de klant geschreven
Als het even niet bijgehouden werd, glipten bestellingen of bevestigingen erdoorheen

Voor je gedaan

Met automatisering... wordt elke e-mail direct geanalyseerd en worden de gegevens opgeslagen in hun eigen record en velden
De klant wordt aangemaakt of gekoppeld in facturatietool Fortnox
De offerte wordt direct met de juiste gegevens aangemaakt in Fortnox
Er wordt een pdf-offerte gegenereerd en netjes opgeslagen in Google Drive
Er wordt een conceptmail gegenereerd die alles samenvat en naar de pdf linkt

Wat we daadwerkelijk hebben gebouwd

Kernidee: van e-mailchaos naar een schone pipeline

We bouwden een centrale basis in een programma genaamd Airtable (denk aan Google Sheets of Excel 2.0) waar alle informatie wordt opgeslagen en beheerd in een op maat ontworpen interface.

Van daaruit bestuurt de klant wat er gebeurt in Outlook en in hun facturatietool, Fortnox.

Binnenkomende e-mails worden omgezet in gestructureerde aanvragen
Fortnox-offertes en pdf-bestanden worden met één klik aangemaakt
Conceptantwoorden worden automatisch gegenereerd en hoeven alleen goedgekeurd te worden
De e-mail heeft een knop waarmee de klant de bestelling kan accepteren, weigeren of wijzigen
Zodra de bestelling is geaccepteerd, worden de klant en iedereen binnen het bedrijf op de hoogte gebracht.

De Airtable-interface gebouwd voor Cupcake STHLM

Met een paar klikken genereert de klant e-mails, registreert hij nieuwe klanten en maakt hij offertes aan.

En dat allemaal met volledige controle dankzij ingebouwde menselijke controle- en goedkeuringsstappen.

Belangrijkste resultaten

Geen zorgen meer

De grootste winst voor de klant is de opluchting van de constante zorg. 's Nachts wakker liggen met de vraag of hij fouten heeft gemaakt, iets is vergeten en of iedereen op de hoogte is.

Geen fouten, niets vergeten

Met het nieuwe systeem weet hij dat, van het binnenkomen van een bestelling tot de bevestiging en het doorgeven aan de banketbakker wat wanneer gemaakt moet worden, elke stap altijd en correct gebeurt. Zonder uitzondering.

8+ uur per week bespaard

Van 30 tot 40 minuten per e-mailaanvraag naar 5 offertes in 1 uur versturen, zonder iemand aan te nemen. Minder heen-en-weer, minder handmatige stappen, snellere doorlooptijd. Die tijd gaat terug naar verkoop, klanten en het laten groeien van het bedrijf.

Het startgesprek

20 tot 30 minuten.

Jij vertelt ons hoe het werk nu loopt en waar het vastloopt. Past het niet, dan weet je dat aan het eind van het gesprek.

Beschikbare tijden laden…

Liever eerst een bericht dan meteen een tijd prikken? joey@getfasteradmin.com